Al twintigtal audits uitgevoerd voor de vergunningen NDLZ

Het decreet voor de verplichte vergunning voor het niet-dringend liggend ziekenvervoer (NDLZ) treedt op 1 januari 2021 in voege. Vinçotte, voorlopig de enige gemachtigde organisatie om deze audit uit te voeren, blikt met expert Yves Dejaegher terug op de eerste audits.

Zonder audit kan het Agentschap Zorg & Gezondheid een ambulancedienst geen vergunning verlenen. En zonder vergunning mag een organisatie vanaf 1 januari 2021 dan ook geen NDLZ meer uitvoeren. Vinçotte voert sinds februari 2020 audits uit, als onafhankelijke controleorganisatie die de kwaliteit binnen het NDLZ waarborgt. “Dat was een van de pijlers in het decreet. De hele sector was hier zelf ook een grote voorstander van”, zegt Yves Dejaegher van Vinçotte.

Geen evidente switch

Yves Dejaegher is al meer dan dertig jaar actief in de sector van het dringend en niet-dringend patiëntenvervoer en zelfs voor hem was die eerste audit spannend. “Het intern opstartwerk van de audits was best intensief, waardoor we ook zeer goed beseften dat ziekenwagendiensten veel voorbereidingswerk hadden”, vertelt Yves. “Tijdens mijn eerste audit bij Ambulance ASF uit Aalst stelde ik meteen vast hoe ernstig ze daar met de vergunning bezig zijn. Dan weet je meteen dat de sector aan de vooravond van een grote kwaliteitsstap staat.”

Yves Dejaegher gaat verder: “Ziekenwagendiensten zijn vaak kleine kmo’s die ongelooflijk gemotiveerd zijn om mensen te helpen. Ze werkten hard en er waren weinig regels. Nu moet ze meer volgens procedures werken en wordt alles beter gedocumenteerd. En dat is geen evidente switch.”

Voorbereiding is alles

Yves Dejaegher ondervond dat de grootste uitdaging het neerschrijven van de dagelijkse taken is. “Het is vaak te beknopt of onvolledig”, zegt hij. “Daarom geef ik graag enkele tips mee voor een goede voorbereiding. Zorg er bijvoorbeeld steeds voor dat een procedure voorzien is van een begin- en einddatum en dat deze ondertekend is door de betrokken verantwoordelijke.”
Ziekenwagendiensten gebruiken veel verschillende producten om onder meer de ziekenwagens te reinigen en ontsmetten. “Soms ontbreekt de kennis over welk product in welke dosis gebruikt moet worden en welke gevaren hieraan verbonden zijn”, zegt Yves. “Zorg er dus voor dat deze informatie goed uitgeschreven en beschikbaar is voor de medewerkers. Tot slot, als je een verzekering voor een ziekenwagen afsluit, sluit die dan ook af voor alle personen die je vervoert. Ook als deze personen op een brancard liggen. Dit controleren we.”
Wanneer ziekenwagendiensten bijna klaar zijn voor de audit adviseert Vinçotte om een proefcontrole te doen. “Zo neem je de laatste twijfels weg en je weet meteen waar de verbeterpunten zitten. Die pak je dan gericht aan nog voor de echte audit plaatsvindt. Er komt heel wat bij kijken. Wacht dus niet tot de laatste weken om alles in orde te brengen.”